Zarządzenie Nr 62/2016
Wójta Gminy Pomiechówek
z dnia 22 lipca 2016 r.
w sprawie: krajowych podróży służbowych w Urzędzie Gminy Pomiechówek
Na podstawie art. 77⁵ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1502 z późn zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
w sprawie należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167), rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów użytkowania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). oraz zgodnie z art. 68 i 69 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885
z późn. zm.), komunikatem nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zarządzam co następuje:
Postanowienia ogólne
§ 1
Krajową podróżą służbową zwaną inaczej „delegacją krajową” jest wykonanie zadania określonego przez wójta lub osobę przez niego upoważnioną, poza siedzibą urzędu gminy, w terminie i miejscu, na terenie kraju, określonym w Poleceniu podróży służbowej.
§ 2
1. Krajowej podróży służbowej nie stanowią dojazdy pracownika do miejsca pracy.
2. Miejscem rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży służbowej jest miejscowość siedziby urzędu gminy, a w szczególnych przypadkach, wójt lub osoba przez niego upoważniona może wyznaczyć inne miejsce jej rozpoczęcia lub zakończenia.
§ 3
1. Na wniosek pracownika, może być dokonana zaliczka na pokrycie niezbędnych kosztów krajowej podróży służbowej.
2. W celu otrzymania zaliczki delegowany pracownik składa wniosek (dolna część Polecenia wyjazdu służbowego)
3. Wniosek o zaliczkę na krajową podróż służbową wymaga sprawdzenia przez skarbnika lub osobę przez niego upoważnioną oraz zatwierdzenia przez wójta lub osobę przez niego upoważnioną.
§ 4
1. Krajowa podróż służbowa powinna być potwierdzona na druku Polecenia wyjazdu służbowego przez jednostkę, do której pracownik został delegowany,
z zastrzeżeniem ust. 2.
2. W przypadku braku potwierdzenia, o którym mowa w ust. 1, wykonanie krajowej podróży służbowej potwierdza przełożony delegowanego pracownika.
Polecenie wyjazdu służbowego
§ 5
Podstawą wykonania podróży służbowej jest Polecenie wyjazdu służbowego podpisane przez wójta lub osobę przez niego upoważnioną.
§ 6
Polecenie wyjazdu służbowego powinno być czytelnie wypełnione i zawierać:
1) numer z rejestru delegacji,
2) dane osoby delegowanej,
3) miejsce delegowania,
4) czas na jaki dokonuje delegowania (daty),
5) cel wyjazdu,
6) akceptowany rodzaj środka lokomocji,
7) datę wystawienia.
§ 7
Rejestr krajowych wyjazdów służbowych oraz ich obsługę organizacyjną prowadzi Wydział Organizacji.
Środki transportu w krajowej podróży służbowej
§ 8
Wójt lub osoba przez niego upoważniona, zlecająca krajową podróż służbową, określa środek transportu właściwy do odbycia krajowej podróży służbowej, kierując się zasadą racjonalizacji kosztów podróży
z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień związanych z dojazdem.
§ 9
Podstawowymi środkami transportu do odbycia krajowej podróży służbowej są:
1) środki komunikacji publicznej (PKP, PKS lub inni przewoźnicy),
2) samochód służbowy, tylko za zgodą wójta lub osoby przez niego upoważnionej – po wcześniejszym złożeniu zamówienia na przydział samochodu służbowego,
3) samochód osobowy niebędący własnością pracodawcy.
§ 10
1. Wójt lub osoba przez niego upoważniona, może zezwolić pracownikowi, na jego wniosek, na wyjazd służbowy z użyciem samochodu niebędącego własnością pracodawcy, w szczególnie uzasadnionych przypadkach oraz w sytuacji, gdy nie ma bezpośrednich połączeń środkami komunikacji publicznej w terminie i czasie umożliwiającym punktualne i bez zbędnego oczekiwania dotarcie do celu podróży. Wzór wniosku o zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Za szczególnie uzasadnione przypadki uzasadniające odbycie podróży służbowej
z użyciem samochodu niebędącego własnością pracodawcy należy uznać:
1) polecenie wyjazdu służbowego, którego celem jest krótkotrwałe spotkanie
o dokładnej godzinie (np. uzgodnienia, uroczystości, itp.);
2) polecenie wyjazdu służbowego, które jest ograniczone czasem i skutkuje koniecznością szybkiego powrotu do siedziby pracodawcy;
3) polecenie wyjazdu służbowego, które jest połączone z dostarczeniem dużej objętościowo lub wagowo przesyłki bądź wiąże się z wykonywaniem dodatkowych czynności niebędących głównym celem wyjazdu (np. dostarczenie dokumentacji do innej instytucji);
3. Samochód niebędący własnością pracodawcy, którym pracownik odbywa krajową podróż służbową, musi posiadać ważny przegląd techniczny oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
4. Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku użytkowania przez pracownika samochodu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych podczas wykonywania polecenia wyjazdu służbowego.
5. Podróż służbowa samochodem niebędącym własnością pracodawcy, powinna odbyć się najkrótszą trasą, której bez uzasadnionych powodów nie należy wydłużać.
6. Weryfikacja ilości przejechanych kilometrów może odbywać się na podstawie map dostępnych na portalu internetowym google maps
7. Z tytułu używania samochodu niebędącego własnością pracodawcy jako środka transportu do odbycia krajowej podróży służbowej, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu
w wysokości określonej w aktualnie obowiązującym rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
8. W przypadku uzasadnionych potrzeb, zwrotowi podlegają również inne wydatki związane
z używaniem samochodu niebędącego własnością pracodawcy jako środka transportu do odbycia krajowej podróży służbowej, między innymi: opłaty za przejazdy drogami płatnymi
i autostradami, opłaty za postój w strefie płatnego parkowania, opłaty za miejsca parkingowe, itp. na podstawie dokumentów potwierdzających poszczególne wydatki.
9. Zwrot kosztów przejazdu następuje na podstawie Polecenia wyjazdu służbowego.
§ 11
1. W przypadku gdy podróż służbową odbywa kilka osób jednym samochodem niebędącym własnością pracodawcy, koszty przejazdu rozlicza tylko osoba będąca dysponentem tego samochodu. Pozostałe osoby podróżujące tym samochodem w Poleceniu wyjazdu służbowego mogą rozliczyć wyłącznie przysługujące koszty nie związane z przejazdem.
2. Pozostałym osobom niebędącym dysponentami samochodu, o którym mowa w ust. 1
w Poleceniu wyjazdu służbowego, w miejscu przeznaczonym na określenie rodzaju środka transportu należy umieścić adnotację: „samochód z Polecenia wyjazdu służbowego nr….”
Diety, ryczałty i koszty krajowej podróży służbowej
§ 12
Z tytułu krajowej podróży służbowej, pracownikowi przysługują:
1) diety,
2) zwrot kosztów przejazdu,
3) zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg, chyba, że zapewniono pracownikowi nocleg,
4) zwrot udokumentowanych kosztów przejazdów środków komunikacji miejscowej lub ryczałt za dojazdy,
5) zwrot innych udokumentowanych wydatków niezbędnych do poniesienia, na które wójt lub upoważniona przez niego osoba wyrazili zgodę.
§ 13
Należności z tytułu diet i ryczałtów oblicza się na podstawie rozdziału 2 rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Dokumentowanie i rozliczanie kosztów podróży służbowej
§ 14
Rozliczenie kosztów podróży służbowej odbywa się na druku Polecenia wyjazdu służbowego
w rubrykach rachunku kosztów podróży.
§ 15
1. Do rozliczenia kosztów krajowej podróży służbowej pracownik załącza dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami.
2. Pracownik otrzymuje zwrot faktycznie poniesionych kosztów transportu po przedstawieniu dokumentów zgodnych z dyspozycją wójta lub osoby przez niego upoważnionej o rodzaju środka transportu, łącznie z ceną biletu upoważniającego do miejsca rezerwowanego
z uwzględnieniem posiadanych przez pracownika, z jakiegokolwiek tytułu, zniżek na korzystanie z określonych rodzajów transportu; pracodawca nie pokrywa różnicy między ceną biletu bez zniżek a ceną jaką zapłacił pracownik.
3. W przypadku braku biletów (zniszczenie, zagubienie itp.) pracownik składa oświadczenie wyjaśniające i uzasadniające fakt braku możliwości przedstawienia dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów związanych z wyjazdem służbowym.
Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
§ 16
1. Samowolna zmiana przez delegowanego pracownika środka transportu na inny niż zalecany
w Poleceniu wyjazdu służbowego odbywa się na własną odpowiedzialność pracownika. W takim przypadku, pracownik wraz z rozliczeniem kosztów podróży składa stosowne oświadczenie – wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. Kwota należnych do zwrotu kosztów nie może wówczas przewyższać obowiązujących kosztów (ceny biletu) na przejazd środkiem transportu określonym w Poleceniu wyjazdu służbowego.
2. W przypadku przejazdu środkiem transportu droższym niż określony w Poleceniu wyjazdu służbowego, różnicę między kosztami przejazdu środkiem komunikacji użytym do przejazdu,
a kosztami przejazdu środkiem komunikacji określonym w Poleceniu wyjazdu służbowego, pokrywa pracownik.
§ 17
1. Pracownik zobowiązany jest do złożenia do Wydziału Budżetu rozliczenia kosztów krajowej podróży służbowej wraz z dokumentacją w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od dnia zakończenia podróży.
2. Za prawidłowe i terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego odpowiedzialna jest osoba delegowana.
3. W przypadku pobranej zaliczki, nie przedłożenie rozliczenia w terminie 7 dni może skutkować potrąceniem pobranej zaliczki z wynagrodzenia osoby delegowanej.
§ 18
1. Wykonanie polecenia służbowego stwierdza i podpisuje pod względem merytorycznym wójt lub osoba przez niego upoważniona.
2. Sprawdzenia wypełnionego druku Polecenia wyjazdu służbowego pod względem formalno-rachunkowym dokonuje pracownik Wydziału Budżetu.
3. Wójt lub osoba przez niego upoważniona zatwierdza do wypłaty rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej.
§ 19
W przypadku braku wydatków związanych z krajową podróżą służbową, pracownik nie wypełnia druku Polecenia wyjazdu służbowego.
Postanowienia końcowe
§ 20
Niniejsze zarządzenie oraz przestrzeganie w pełni zwartych w nim postanowień obowiązuje wszystkich pracowników urzędu.
§ 21
Kierownik Wydziału Organizacji lub osoba przez niego upoważniona zobowiązani są poinformować
o obowiązku zapoznania się i przestrzegania zapisów niniejszego zarządzenia pracowników zatrudnionych po jego wejściu w życie.
§ 22
W zakresie nieuregulowanym niniejszym zarządzeniem stosuje się obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa.
§ 23
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.