ZARZĄDZENIE NR 132/2018
Wójta Gminy Pomiechówek
z dnia 31 grudnia 2018 roku
w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Gminy Pomiechówek czynności kancelaryjnych oraz przebiegu załatwiania spraw w systemie tradycyjnym przy użyciu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) jako oprogramowania wspomagającego.
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 994 z późniejszymi zmianami) w związku z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 z 2011 r. poz. 67 z późniejszymi zmianami) zarządzam, co następuje:
§ 1
W związku z wprowadzeniem do użytku w Urzędzie Gminy Pomiechówek z dniem
15 października 2018 r. systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), dokonanym na mocy Zarządzenia Nr 93a/2018 Wójta Gminy Pomiechówek z dnia 8 października 2018 r., ustalam zasady wykonywania w Urzędzie Gminy Pomiechówek czynności kancelaryjnych oraz przebiegu załatwiania spraw w systemie tradycyjnym przy użyciu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) jako oprogramowania wspomagającego.
§ 2
Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
1) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Pomiechówek.
2) Systemie EZD – należy przez to rozumieć informatyczny system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją używany w Urzędzie jako oprogramowanie wspomagające wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym.
§ 3
1. Przesyłki adresowane do Urzędu Gminy Pomiechówek zwanego dalej „Urzędem”, wpływają w postaci papierowej (przesyłane listownie lub składane osobiście w sekretariacie) i w postaci elektronicznej (przez skrzynkę mailową, e-PUAP lub Elektroniczną Skrzynkę Podawczą).
2. Przesyłki wpływające do Urzędu są rejestrowane w rejestrze przesyłek wpływających, prowadzonym w formie:
1) nieelektronicznej (papierowej – dziennik korespondencyjny),
2) elektronicznej (tworzonym w systemie EZD) – z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Rejestracji w rejestrze prowadzonym w systemie EZD podlegają:
1) dokumenty dotyczące umorzeń i ulg w spłacie należności i egzekucji administracyjnej dotyczące podatku od nieruchomości, rolnego, od środków transportowych, od spadków i darowizn,
2) wnioski dotyczące wydania zaświadczeń w sprawach podatkowych oraz w sprawach opłat,
3) wnioski o ustalenie numeru porządkowego działki,
4) wnioski o wydanie zaświadczenia o przeznaczeniu działki,
5) wnioski o wydanie wypisu/wyrysu z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla poszczególnych działek,
6) zgłoszenia zamiaru wycinki drzew na poszczególnych działkach,
7) dokumenty dotyczące umorzeń i ulg w spłacie należności dotyczących gospodarowania odpadami komunalnymi,
8) sprawozdania podmiotu prowadzącego działalność w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych,
9) dokumenty z zakresu oświaty,
10) wnioski o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego,
§ 4
1. Obsługa korespondencji wpływającej na skrzynkę mailową Urzędu, wskazaną na stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Urzędu jako adres do kontaktu z Urzędem, jest prowadzona przez sekretariat.
2. Przesyłki wpływające na skrzynkę, o której mowa w ust. 1, podlegają selekcji polegającej na oddzieleniu spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie, wiadomości stanowiących korespondencję prywatną oraz rejestrowaną w rejestrze.
3. Przesyłki wpływające do Urzędu pocztą elektroniczną na inne adresy niż wskazany w ust. 1, podlegają selekcji na stanowiskach merytorycznych w komórkach organizacyjnych Urzędu.
§ 5
1. Niezwłocznie po zarejestrowaniu sekretariat wprowadza do systemu EZD pełne odwzorowanie cyfrowe (skan) przesyłek podlegających rejestracji w rejestrze, o którym mowa w § 3 ust. 2 pkt 2.
2. Nie wykonuje się pełnego odwzorowania cyfrowego przesyłek ze względu na:
1) rozmiar strony większy niż A4,
2) liczbę stron większą niż 5,
3) nieczytelną treść,
4) postać inną niż papierowa,
5) postać lub formę, która uniemożliwia lub utrudnia wykonanie odwzorowania cyfrowego (w szczególności trwale zszyte akta, opracowania, dokumentacje, książki, pudełka, itp.),
6) zawartość w przesyłce danych chronionych, w tym informacji niejawnych,
7) zawartość w przesyłce danych wrażliwych.
3. W przypadku określonym w ust. 2 pkt 2 wprowadza się co najmniej odwzorowanie cyfrowe pierwszej strony przesyłki lub informację o przesyłce uzupełniając jej metadane.
4. W przypadku przesyłki przesłanej drogą elektroniczną zarejestrowanie tej przesyłki w rejestrze, o którym mowa w § 3 ust. 2 pkt 2, jest możliwe poprzez:
1) ściągnięcie jej bezpośrednio do systemu EZD, a następnie sporządzenie wydruku treści z załącznikami lub
2) sporządzenie wydruku treści z załącznikami, a następnie wykonanie jej odwzorowania cyfrowego.
§ 6
1. Dekretacji pism w formie papierowej dokonuje sekretarz gminy lub osoba do tego wyznaczona.
2. Dekretacji pism w wydziałach Urzędu dokonują kierownicy tych wydziałów.
3. Możliwe jest dekretowanie pism przez osoby, o których mowa w ust. 1 bezpośrednio do pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za daną sprawę.
4. Dekretacja jest dokonywana elektronicznie i w postaci papierowej.
§ 7
Spisy spraw na merytorycznych stanowiskach w wydziałach Urzędu mogą być sporządzone w wersji papierowej lub tworzone automatycznie w systemie EZD.
§ 8
Zobowiązuję wszystkich kierowników wydziałów Urzędu do:
1) zapewnienia realizacji zadań w kierowanym wydziale Urzędu z wykorzystaniem systemu EZD jako oprogramowania wspomagającego,
2) bieżącej współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych urzędu,
3) bieżącej współpracy z informatykiem oraz sekretariatem.
§ 9
Zobowiązuję Inspektora ds. kancelaryjnych – koordynatora czynności kancelaryjnych Urzędu do:
1) bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych z wykorzystaniem systemu EZD jako oprogramowania wspomagającego,
2) informowania sekretarza gminy o wszelkich problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych oraz przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie.
§ 10
Wykonanie niniejszego zarządzenia powierzam wszystkim pracownikom Urzędu.